【マニュアル】新入社員で電話が怖い時もこの5つを実践するだけでOK

私も死ぬほど電話が嫌いで、「電話が怖いから仕事をやめたい」と思っていたほどです。

ですが、これら5つの方法を実践するうちに克服できるようになりました。

いつ掛かってくるかわからない電話、顔が見えない相手の言っていることを確実に理解しなきゃいけないと思うと、とても怖いし緊張しますよね。

本記事では、私が新入社員の時やっていた方法、電話のマニュアル、電話がなぜ怖いのか、電話が死ぬほど嫌いな私が思っていたこと、について述べていこうと思います。

この記事で、新入社員でも、電話が余裕で取れるようになるかもしれませんよ!

新入社員で電話が怖い時の対策5選!

新入社員でも電話が「怖い」ものではなくなる方法は以下の5つです!

これらの5つの方法は、電話嫌いな私が実践している方法で、克服できるようになりました。

では、これらの具体的なやり方を説明していきますね♪

台本を作る

どうすればいいか分からず焦っているあいだに、相手は話し出すので、聞き取れない時がありますよね。

そんな時は、あらかじめ台本を作っておくと、電話が急にかかってきた時も落ち着いて電話に出ることができます。

例えば、どんな台本にするのかは、下記の黄色マーカー部分を参考にしてみてください♪

台本の例を見て頂いた通り、取次をするだけなら、実は電話は簡単なのです!

改めて、以下に台本をまとめておきますので、黄色のマーカー部分は、あなたのセリフです!

電話の取次ぎをする時の台本	あなた:もしもし、○○株式会社(自分の会社)の(あなた)です。 相手:◻︎◻︎株式会社の（相手）と申しますが、(担当者)さんはおられますか? あなた:(担当者)ですね。少々お待ちください。	保留ボタンを押して担当者に、「◻︎◻︎株式会社の（相手）様からお電話です。」と伝えるだけです。
上司が不在で折り返し電話してもらう時の台本	あなた:もしもし、○○株式会社(自分の会社)の(あなた)です。 相手:◻︎◻︎株式会社の（相手）と申しますが、(担当者)さんはおられますか? あなた:すみません。(担当者)は、外出中です。戻りましたら折り返しお電話させていただきます。 相手:あ、そうなんですね、わかりました。お願いします。 あなた:失礼いたします。	担当者が戻ってきたときに「◻︎◻︎株式会社の（相手）様からお電話がありました。 折り返し電話すると伝えましたのでお願いいたします。」と担当者に伝えましょう。 メモに書いて上司の机においておくか、チャットで一報をいれておくのがベストですね。 口で伝えても担当者は忘れてしまう可能性があります。 あなた自身の伝え忘れ防止にもなります。
上司の代わりに用件だけ聞く時の台本	あなた:もしもし、○○株式会社(自分の会社)の(あなた)です。 相手:◻︎◻︎株式会社の（相手）と申しますが、(担当者)さんはおられますか? あなた:すみません。(担当者)は、外出中です。よろしければ私がご用件をお聞きします。 相手:「昨日の話は～ということになりました」とお伝えください。 あなた:かしこまりました。では、私から(担当者)に伝えておきます。 相手:ありがとうございます。 あなた:失礼いたします。	相手から聞いたことを担当者にそのまま伝えるだけです。 口で伝えても担当者は忘れてしまう可能性がありますので、こちらもメモに書いて担当者の机においておくか、チャットで一報をいれておくのがベストですね。

あらかじめ台本を作っておくと、落ち着いて電話に出ることができますし、万が一、頭が真っ白になっても安心です。

私は、台本を作って電話の近くに貼っています。

後ほど、電話のマニュアルについて紹介しますね。

聞いておかなければならないことをリストにしておく

電話に出るときは、メモとペンを用意しておくと安心ですが、聞いておかなければいけないことを自分なりにまとめておくと、さらに安心できます。

担当者がいなくて電話を折り返してかけ直す場合は、下記のことを聞いておくと心配ないです!

先ほど紹介した、台本と一緒に置いておくと安心できます。

復唱する

復唱すると、自分も覚えられるし、相手はしっかり伝わったかどうか確認できます。

もし、聞き間違いがあったとしても、そこで訂正することができます。

一通り聞いたあと、もう一度確認ができると、確実です。

ただし、もう一度、1から復唱すると「はいはい、そうです、そうです」とダルそうな態度を取ってくる人もいます。

ですが、復唱して、確認しておくと、もし間違いがあったとしても、「私は、このように聞きました。」と自信をもてます。

他の人が何を担当しているのかを知る

電話をとった時に、大体相手からは、「〇〇担当の方はおられますか?」と聞かれます。

私は前職で、担当を覚えていなくて「なんだそれ?誰の担当?」となって、いちいち隣の席の先輩に聞いて、ウザそうな顔をされていました(笑)

ですので、同僚や上司がどんな業務をやっているのかを知っておくと、安心できます。

もちろん、細かく作業などを覚える必要はありません。

「〇〇を担当しているのは、上司の△△さん」などのように、大まかに知っておくだけでも、焦らず取り継ぐことができます!

聞きとれなっかった場合は正直にもう一度聞く

電話で相手が何を言っているかわからなかったときは、正直にもう一度聞き直しましょう。

状況に応じて、どう言えば良いのかを知っておくと安心できるかもしれません。

上記の聞き方があります。聞き取れなくて相手が怒ってしまうのではないかと思いためらいますよね。

ですが、間違った情報をそのままにしておく方が、あとから絶対に怒られるので確実に情報を聞きましょう。

「電話が聞き取れない!怒られる」と思って怖いとき、対処法を紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。

自分が何を言わなければならないのか、相手に聞かなければならないことを、あらかじめ文字に起こして台本を作ってみてください!

そうすると、落ち着いて電話に出ることができます。皆さまもぜひ、実践してみてくださいね♪

新入社員の電話のマニュアル5つ

新入社員の時は、電話がかかってきたら、何で話せばいいのか迷ったり、言葉遣いにも迷ったりしますよね。

でも大丈夫です!先ほどの台本と合わせて、以下のマニュアルも準備しておけば、落ち着くことができます。

以上のマニュアルについて、詳しく解説していきます。

名乗り方

• 自分の名前

自分の名前を名乗るときは、会社名と名前を言います。

• 担当者の名前

自分の上司を相手に言う場合は、「〇〇さん」や「〇〇部長」のような言い方はせず、呼び捨てのような形になります。

役職を言いたい場合は、名前の前に言いましょう。

担当者がいない時

今はいないことを、相手に伝えて、戻ったらこちらから、連絡することを提案します。

• 担当者がトイレなどで、短時間席にいないとき

• 担当者が外出中の時

• 担当者が会議中の時

担当者が休みの時

休みであることを伝えつつ、自分が代わりに要件を聞くことを提案します。

あなたは、まだ新入社員なので、相手の人も難しい伝言はしてきません。

相手も「明日○○って伝えといてください」や「○○って伝えたかったのですが、改めて明日かけなおします。」など軽く要件を言うはずです。

メモに書いておいて、翌日担当者が来たら渡しましょう。

改めて、表にまとめておきますので、よければ使って下さいね。

トイレなどで、短時間席にいないとき	席を外しております。 戻りましたら、こちらからご連絡致しましょうか。
担当者が外出中の時	外出しております。 〜時頃帰社(きしゃ)の予定です。 戻りましたら、こちらからご連絡致しましょうか。
担当者が会議中の時	〜時まで会議の予定です。 〜時以降の折り返しご連絡となりますが、戻りましたら、こちらからご連絡致しましょうか。
担当者が休みの時	本日不在となっております。 私でよろしければ、代わりにお伺いいたします。

電話のマナー

• 電話に出る時

3コール目が鳴り終わった後に、電話を取るのが良いタイミングです。

電話に出る時は、早すぎても、遅すぎてもよろしくありません。

しかし、会社によって規定がありますので、会社に規定がある場合は、規定に従って電話に出てくださいね。

• 電話を切る時

電話を切るときは、静かに、優しく受話器を置きましょう。

乱暴に置くと相手にも「ガチャ」という音が聞こえてしまいます。

耳障りに思われたり、「怒ってるのかな」と思われたりします。

受話器を置く前に、フックスイッチを押すのも、電話を静かに切る方法です。

※フックスイッチ＝受話器を置くところにあるスイッチ

メモの書き方

先ほども、メモを書いて置いておくのがベストだと伝えました。

具体的には、これら6つをメモします!

電話の基本的なマニュアルを、解説してきました。

新入社員の時、私も実践していました、これで落ち着いて電話に出られますね!

電話が怖い仕事ができない!考えられる理由9選!

いつ誰から掛かってくるかわからない電話は、常に緊張してしまうし、かかってきて欲しくないという気持ちになりますよね。

冒頭から述べていますが私も、電話が死ぬほど嫌いで、電話に出ないと行けないことが苦痛でした。

怖いと思う理由を知れば、対処法が見えてくるかもしれません。それでは参りましょう。

電話に慣れていないから

新しく入った会社で、電話が掛かってきても、怖くて出たくないですよね。

ですが、電話が怖い理由は会社で電話に出ることを慣れていないからです。

特に、学校を卒業してすぐに入った新入社員は、「仕事の電話に出る」という行動自体がはじめてなので、何をどうすればいいのかわからないと思います。

電話に慣れていないから怖いのなら、怖いと言う気持ちを持ちつつになりますが、先ほど紹介した台本を手元に、電話対応の数をこなして慣れていきましょう!

相手が言っている事を聞き取れないから

相手がなんと言っているのか聞き取れないことも、電話を怖いと思う要因のひとつです。

ただでさえ緊張しているのに、相手が早口だと、本当に何を言っているかわからなくて焦りますよね。

相手の顔を見ながら話していると、相手が言うことを聞き取れなくても、表情などから言いたいことを、なんとなく理解することができます。

しかし、顔が見えない電話は、言葉や声のトーンでしか汲み取ることができません。

電話で聞き取れないときに、そのまま理解したフリをすることは、失礼に当たりますし、一歩間違えれば大きなトラブルになってしまいます。

電話に慣れていない頃や「電話は怖いもの」と思っているときは、もう一度聞き返すことは「失礼になるかな?」とためらってしまいますよね。

ですが、先ほど紹介したように、正直にもう一度聞いて、復唱で確認すれば絶対大丈夫です!

若者はメールに慣れてしまっているから

20歳代の若者は、生まれたときからメールというツールがあったので、電話よりメールの方が慣れ親しんでいますよね。

何を言ったかわからなくなるより、内容が全部書いていて、かつ文字に残っているメールの方が緊張しません。

私も思っているのですが、若者は「確実に間違いがなく伝えられる手段はメール」だと思っている人の方が多いです。

ですので、できればメールで全て済ませたいと思っている若者が多いのではないでしょうか。

一方、50歳代～60歳代の方は、一応メールを使うことができます。

しかし、「メールはそっけないし、相手が読んだのかどうかわからないし、電話で伝えた方が確実!」と思っている人が多いです。

若者とベテランの間で「メールと電話どちらの方が確実に伝えられるか」の解釈の仕方に違いがあります。

いつ電話が掛かってくるかわからないから

いつ電話が掛かってくるかわからないと、ずっと緊張感があって、落ち着いて他の仕事をすることができないですよね。

私も、電話対応が怖すぎて仕事が手につかなく、電話が鳴っていないのに「電話が来たら嫌だな」「いつ来るのだろう、怖いな」と思っていたぐらいです。

実際、毎日職場に着いた瞬間に電話がかかってきて、用意もできていないのに電話対応させられてトラウマみたいになってしまいました。

私のように「電話があるから仕事に行きたくない」と思っている人がいてもおかしくないと思います。

お昼休憩中に電話が掛かってきたときは「最悪!」と思いますよね。

新人の頃は、先輩や上司より多く電話をとる機会があるかもしれませんが、台本を用意して、気持ちを落ち着かせましょう!

知らない電話番号だから

頻繁に電話でやり取りする相手や企業の電話番号なら、あらかじめどのような内容の電話なのか予測できるので、比較的落ち着いて電話をすることができます。

しかし、知らない電話番号から掛かってきたときは、「どこの誰からか」を聞き取るのはもちろんのこと「何の用件か」を聞き取らないといけませんので緊張しますよね。

私も電話がかかってきた瞬間、心臓がキュッとなっていました。

「聞くべきこと」を書いたメモや、先ほど紹介したような台本をつくって、電話の近くや見える場所に置いておくと、緊張がマシになりますよ。

また、電話番号を電話に登録しておくか、あなたなりに電話番号一覧を作っておくと、落ち着くことができます。

話すことが苦手だから

元々話すことが苦手な場合は、電話でもうまく話せないので嫌ですよね。

しっかり敬語で話さないといけないこと、どこの誰からどんな用件なのかをしっかり聞き取ることを全部やろうとすると頭が真っ白になってしまいます。

私も、「全部やらないと!」と思いながら、緊張して電話に出ると、頭が真っ白になって、フリーズしてしまったことがあります。

先ほども述べましたが、台本をつくって、電話の近くや見える場所に置いておくと、スムーズに電話に出ることができます。

一方で、「会社や職場が自分に合わなくて、電話が苦手になる」という場合があります。

自分に合っていないとは、どういう状況なのかをここから解説していきますね。

取り次ぎで失敗してしまうから

新入社員で会社にはいると、最初は主に電話の取り次ぎをすることが仕事という場合が多いのではないでしょうか。

その時に、電話の取り方や取り次ぎ方、かけ方などを教わると思います。

初めて電話をとった時は、名前を聞き逃したり、要件を聞き忘れたりしても、「次からは気をつけてね!」などと優しく注意してくれます。

しかし、自分に合わない会社だとすると、冷たい態度をとられることもあります。

例えば、上司宛に電話が掛かってきて、上司に「○○会社の△△さんです。」と取り次いで、相手の名前を聞き間違えて取り次いだとします。

そのときに、「誰それ、そんな人いた?」と言われたり「今、知らない人無理なんだけど」と冷たくされたり、「忙しいことみてわからない?」という顔をされます。

私も、前職がそのような雰囲気で、辞めた今考えると「なんで、私が嫌な顔されなければならないんだ?新入社員の私がどんな人いるとか知る訳ないじゃん!」と思いました。

ですが、当時は必死で、何がわからないのかもわからない状況でした。

「上司が今電話に出れる状況かどうかも、汲み取らなければならないんだ」と余計萎縮してしまっていました。

ですが、新人に冷たくするような、このような状況は、変ですので、転職を視野に入れてもいいかもしれません。

電話に出ることを強制させられているから

先程ものべましたが、新入社員は主に電話の取り次ぎが多いと言いましたが、もちろん他にもやることがありますよね。

しかし、新入社員が電話に出るまで誰も電話をとらず、全ての電話を新入社員にとらせようとする人もいます。

そのような人がいる職場は、新入社員が電話に慣れるように練習させてくれている訳ではありません。

単純に電話に出ることがめんどくさいと思っているのかもしれません。

業務時間外に電話が掛かってくるから

業務時間外に電話が掛かってくると、帰りたいのに帰れないし、お昼の休憩のときも十分に休憩をとれないですよね。

しかも、「電話は新入社員の仕事」だと言われると、休憩時間も気が休まらないです。

就業時間なのに「いつ帰れるのだろう」と気持ちがどんどん暗くなりますよね。

しっかり規定を決めている職場は、お昼に電話が掛かってきた場合に対応する当番を日替わりで決めます。

また、業務時間外の電話は、留守番電話機能を使って翌日に持ち越す規定にしている職場もありますよ!

電話が怖いときの理由を紹介してきましたがいかがでしたでしょうか。

仕事の電話は、慣れていないこと以外にも、たくさん理由があるのです。

以上のような状況でしたら、会社や職場が自分に合っていない可能性がありますので、どうか自分を責めないで、転職を視野に入れましょう。

電話が死ぬほど嫌いだった

私は常に「電話滅びろ」と思っていました(笑)

死ぬほど電話が嫌いで、「電話があるから仕事に行きたくない」と思っていたほどです。

職場に行くと、いつかかって来るかわからない電話にビクビクして本来やらなければいけない仕事がおろそかになってしまうほど怖かったです。

私がいた会社は「新入社員は電話の取り次ぎが仕事」と言われていたので、仕方がないのかなと思っていましたが、電話の音が鳴ると心臓が出るほどバクバクしていました。

頑張って電話に出れば、怒ったようなキツい口調の人が、早口で話すので何を言っているのかわからず、心臓がギューっと潰れそうな気持ちになりました。

電話相手の名前と部署名や取引先の会社名を聞かないといけませんが、新人なので、電話を切る際に絶対に聞くように意識していたのです。

しかし、「◯◯さんに内容を伝えてくれれば、わかると思います。」「え、だるいな」などと頑なに教えてくれない人もいました(笑)

『「◯◯さんに内容を伝えてくれれば、わかると思います。」とおっしゃっていました。』とそのまま伝えると、案の定名前を聞いていない私が、怒られていました。

私が、変な会社に入ってしまったのかもしれませんが、このような出来事が積み重なり、もともと電話が嫌いだったのが、電話が死ぬほど嫌いになりましたね。

社会人2年目になろうとしているのに、電話のせいで他の仕事ができなくて「私、もしかして無能なのでは?」と思うほどです。

「電話で口頭で言われるより、メールでやり取りしたほうが、間違えないのになぜ浸透しないのだろう」と、ずっと思っています。

ですが、それでも、今回紹介して来た方法で、電話を克服することができましたよ。

でも、今でもできれば、電話に出たくないので、ほとんどメールやチャットで連絡できる環境に転職し、ストレスが少なくなりました。

ですので、悩んでいるのなら、何度も同じことになりますが、転職を考えるのもありだと思います!

まとめ

• 新入社員で電話が怖い時は「台本を作る」「聞くことをリストにする」「復唱する」「他人の担当を知る」「正直にもう一度聞く」である
• 新入社員の電話のマニュアルは、名乗り方と担当者がいない時の対処法、電話マナー、メモの書き方をマスターすれば大丈夫なのである
• 仕事の電話が怖い理由は「慣れていないから」「聞き取りにくいから」「いつ誰からかかってくるかわからないから」「知らない電話番号だから」などである
• 多少は、慣れが必要だが、委縮する環境であれば、転職や退職を視野に入れても構わないのである

もう新入社員ではない私もいまだに、電話が鳴ると必要以上に驚いてしまいますが、それでも克服することができましたよ。

紹介した方法を実践していれば、新入社員でも電話をだんだん克服できます。

最後までお読みいただきありがとうございました。